ВВЕДЕНИЕ
Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления народным хозяйством являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.
Совершенствование документооборота стало высокоэффективным инструментом повышения конкурентоспособности предприятий и рассматривается как мероприятие по приведению условий функционирования предприятия в соответствие с изменяющимися условиями рынка и выработанной стратегией.
Необходимость совершенствования документооборота возникает не только у предприятий, находящихся в неблагополучном состоянии (спад производства и оборота, приближение к состоянию банкротства и др.). Огромный интерес проявляют и руководители прибыльных предприятий.
Комплекс обозначенных проблем ставит перед современными исследователями ряд вопросов, основной из которых следующий: «Как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?». Ответ на этот вопрос диссертант видит в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении, а также в применении методов дисциплины Project Management к проекту совершенствования внутрифирменного документооборота.
Актуальность темы исследования. Актуальность исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так и теоретическом аспектах.
Теоретическая и методологическая основа исследования.
Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, Т. Питере, X. Решке, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), основополагающие работы в области делопроизводства и документационного обеспечения управления (Качалина Л.Н., Кудряев В.А., Митяев К.Г., Пшенко А.В.), основополагающие работы по автоматизации управления предприятием (Баронов В.В., Калянов Г.Н., Колесников С.Н., Титов И.Н.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.
Методология диссертационного исследования базируется на применении следующих методов научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы имитационного моделирования, количественного и качественного изучения реальности, методы системного анализа.
Информационная база исследования. Информационной базой для проведенного исследования послужили данные периодической печати. Кроме того, в процессе исследования диссертант использовал практические наработки, полученные в процессе работы в аудиторско-консалтинговой компании «ЮНИКОН/МС» с такими компаниями, как «Кузбассуголь», дочерними предприятиями НК «ЛУКОЙЛ», ОАО «ТНК» , НК «ЮКОС» и др., а также при работе в аудиторско-консультационной фирме «АЖУР» с предприятиями «Ильиногорское» и «Клинский пивокомбинат».
Объект и предмет исследования. Объектом исследования будет являться проект совершенствования документооборота, включая все стадии - от идентификации до его ликвидации.
Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на проект совершенствования документооборота.
Научная новизна диссертации состоит в выполнении системных исследований и обосновании конкретных научных методов по разработке системы управления проектом совершенствования документооборота. Научная новизна может быть выражена следующими положениями:
• обобщен и систематизирован опыт управления проектами совершенствования внутрифирменного документооборота на основе информационных технологий;
• сформулированы критериальные признаки совершенствования современного внутрифирменного документооборота;
• установлена функциональная зависимость между целями проекта совершенствования документооборота и стадией жизненного цикла предприятия;
• на основе критериальных признаков предложена оригинальная организационная структура управления проектом, учитывающая современные требования к внутрифирменному документообороту;
• исходя из оптимальной структуры управления рассматриваемым проектом, предложена схема взаимодействия участников проекта, выявлены критические проблемы проекта, а также разработана структура жизненного цикла проекта совершенствования внутрифирменного документооборота.
Практическая значимость диссертации состоит в разработке теоретических и методических основ реализации проектов совершенствования документооборота.
Основные положения диссертации могут представлять интерес как для научных, так и практических организаций. Проблемы, исследованные в работе, могут найти применение в практической деятельности консалтинговых, ИТ-компаний, а также на предприятиях, которые собираются совершенствовать свой документооборот.
Апробация результатов исследования. Результаты исследований были использованы в 1999-2002 годах для выполнения работ по управленческому консалтингу в аудиторско-консультационных компаниях «ЮНИКОН/МС» и
«АЖУР». Автором опубликовано более 6 работ общим объемом 1,2 печатных листов.
Структура научной работы. Структура научной работы сформирована с учетом соблюдения логической последовательности и причинно-следственной взаимообусловленности факторов, чтобы наилучшим образом отразить актуальные, мало исследованные проблемы по теме диссертационного исследования. Цели и задачи исследования обусловили следующую структуру работы: диссертация состоит из введения, трех глав, выводов и предложений, 3 приложений, 26 рисунков, 7 таблиц, списка используемой литературы (104 источника).
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНУТРИФИРМЕННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ПРИМЕНЕНИЕМ МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
ЦЕЛЬ ИССЛЕДОВАНИЯ:
разработка методических основ
по управлению проектами
совершенствования
документооборота
ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ:
¦ рассмотреть современный опыт управления
ж документообороту;
• определит! я снстематизирс
совершенствования документооборота; * определить цели проекте совершенства документооборота в зав»
¦ от стадвн
предщя
• рассмотреть участников проекта соверпкнствованш документооборота;
• рассмотреть организационную структуру
црОСК IQMj
яовтгыг прпгиммы проекта;
•описать управление этапами проекта совершшехвованшя докумсктооборшя
МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ:
ИССЛЕДОВАНИЕ И РАЗРАБОТКА:
жыииеыых к современному документообороту.
t управления проектом совершенствовании документооборота.
• Разработка структуры i
• Определение эффекта.
ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА РЕЗУЛЬТАТОВ
ВНЕДРЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ И ОЦЕНКА ЭФФЕКТА ПРОЕКТА
Рис.1. Методологическая схема исследования.
ГЛАВА 1. Теоретические аспекты управления проектом
совершенствования документооборота.
1.1. Управление проектами в России на современном этапе.
Экономические и социально-политические реформы в РФ привели не только к широкому распространению новых форм собственности, но и к развитию новых подходов и технологий в управлении ими.
Среди этих новых подходов обращает внимание своей перспективностью Project Management, или управление проектами. Управление проектами — профессиональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов в созидательной деятельности путем успешного осуществления проектов как целенаправленных изменений. Конечно, и в дореформенное время на базе проектного подхода реализовывались крупнейшие народнохозяйственные программы. Именно в связи с этими крупнейшими программами развивался и складывался проектный подход как в практической деятельности, так и в науке управления.
Хотя считается, что управление проектами - это современная культура управления, нельзя сказать, что она новая для России. Это направление начало формироваться как отдельная дисциплина в 60-е годы с развитием сетевых методов и долгое время ассоциировалось именно с применением сетевых графиков планирования работ, диаграмм Гантта, PERT и т.д. Отдавая должное научным исследованиям того времени, следует отметить, что в основном это управленческий опыт по реализации строительных проектов, которые в настоящее время являются образцом проджект-менеджмента. Более того, нередко закрытый характер проектов таил в себе серьезные социально-экономические причины конфликтов, в последующем сильно снижавшие экономическую эффективность уже реализованных проектов (яркий пример -Байкальский целлюлозно-бумажный комбинат).
В настоящее время управление проектами является зрелой научно-практической дисциплиной, и в отечественной науке управления все более реализуется Project Management во всех составляющих его частях. Особое
значение в связи с этим имеет равное внимание, уделяемое объектам внешней и внутренней среды проекта. Сегодня управление проектами предполагает создание полной модели проектных процессов: не только календарное планирование работ, но и управление стоимостью и ресурсами по проекту, а также оценку рисков, причем применительно как к отдельному проекту, так и к совокупности проектов (консолидация проектов).
Автор полагает, что достоинства Project Management состоят в том, что в его основе лежит проектный и системный анализ.
Проектный анализ является средством перевода там, где это возможно, всех доходов и расходов проекта в денежные величины. Поэтому в основе всей методологии проектного анализа лежит процесс определения доходов и расходов по проекту, их количественная оценка и сопоставление. Общий критерий ценности проекта заключается в превышении доходов над расходами.
Таким образом, в ходе проектного анализа требуется, во-первых, выявить все доходы и расходы по проекту, во-вторых, придать им количественное выражение, и, в-третьих, выбрать на основе такого сравнения наилучший из альтернативных вариантов.
Проектный анализ основывается на ряде концепций и понятий, главными из которых являются:
• концепция сравнения «с проектом» и «без проекта». Это сравнение показывает, что будет при реализации проекта по сравнению с тем, что будет при его отсутствии. Необходимо сравнивать эффективность ситуации «с проектом» с эффективностью ситуации «без проекта». Этот метод не эквивалентен сопоставлению «до» и «после» проекта, поскольку в этом случае не учитываются изменения в капитальных вложениях и производстве, которые произошли бы независимо от проекта и тем самым ведет к неточному подсчету доходов и расходов, относимых за счет проекта.
• Метод оценки доходов и расходов с учетом временного фактора жизни проекта (метод дисконтирования). Время является критическим фактором, поскольку сегодняшние деньги более предпочтительны, чем деньги, которые будут получены в будущем. Построение дисконтированных денежных потоков позволяет проследить и оценить доходы и расходы на протяжении всего жизненного цикла проекта.
• Концепция альтернативной стоимости является основой всего анализа доходов и расходов. Любые ресурсы потенциально могут использоваться по-разному. Стоимость того, от чего отказались, и есть альтернативная стоимость, которая сравнивается с текущим проектом.
Системный анализ в управлении проектами заключается в следующем. Сложная общая картина производственной деятельности разбивается на отдельные работы, этапы, изучаются взаимосвязи отдельных компонент. Формируется команда проекта, ставятся конкретные цели, задаются сроки, назначаются ресурсы на работы и определяется бюджет проекта. В команду проекта набираются сотрудники из разных подразделений организации - только те, которые действительно нужны для выполнения проекта. При проектном подходе не планируется ничего лишнего, следует детальный расчет ресурсов (трудовых, материальных финансовых и проч.), необходимых для выполнения работ, тщательно рассчитывается бюджет проекта. Проектируемая трудоемкость выполнения работ или часы работы оборудования могут служить базой для «справедливого» разнесения производственных накладных расходов. При реализации проекта действует обратная связь, полученные результаты сравниваются с запланированными, оцениваются отклонения, на основе которых корректируется оставшаяся часть проекта.
Прозрачная организационная структура управления проектом позволяет достигать высокой эффективности управления по показателям производительности, оптимизации сроков и затрат на выполнения отдельных
10
работ, этапов, проекта в целом. Вообще, проекты могут реализовываться в любых организационных структурах. Это могут быть функциональные, разнообразные матричные и, конечно, проектные структуры. Все зависит от того, насколько для организации важен результат от их завершения. Наименьшее значение проектам придается в функциональных структурах. У управляющего проектом в этом случае практически отсутствует персональная ответственность, нет персонала, работающего на полную ставку по проекту и т.д. В проектных структурах - наоборот. Проектный подход позволяет создавать гибкие организационные структуры, предназначенные для решения конкретных задач при постоянных отклонениях от запланированного хода выполнения работ. Проектное управление способствует концентрации на достижении поставленных целей и осуществлению короткого и прямого взаимодействия, координации и четкого разделения труда вместо формального выполнения регламентированных процессов. Именно оптимальное сочетание инерционности и отлаженности процессов в бюрократических структурах, динамики и нацеленности на конечный результат в проектных структурах дает положительный эффект. Менеджер проекта имеет высокую, практически полную ответственность за проект. В проекте работает на полной ставке более 85% персонала. Здесь возникают специфические для проектно-ориентированных организаций проблемы. Например, между отдельными работами по проекту существуют приоритеты. Каждый проект имеет оптимальную для него структуру декомпозиции работ. Руководитель для того, чтобы иметь ясную картину всей совокупности процессов, формирует свою специфическую иерархию управления. Проекты соревнуются за ресурсы, приоритеты устанавливаются в соответствии с корпоративной стратегией.
Важным аспектом использования принципов управления проектами является применение специальных программных пакетов по управлению проектами. За рубежом получили широкое распространение офисные программные пакеты по управлению проектами, которые значительно облегчают работу менеджеру. Так, популярный пакет MS Office в
и
профессиональном исполнении включает в себя инструмент для управления проектами - программный продукт MS Project.
Для управления проектами на промышленных предприятиях нужны более развитые средства. По данным Российской Ассоциации Управления Проектами "СОВНЕТ", наиболее распространенными системами управления проектами в России являются:
• Microsoft Project;
• Open Plan;
• Primavera Project Planner (P3);
• SureTrak Project Manager;
• Spider Project;
• Project Expert.
Автор считает, что по степени распространения систем управления проектами можно судить о степени применения методов Project Management на российских предприятиях. Так, на одном сайте по Project Management проводилось анкетирование: «Используете ли вы или ваше предприятие системы управления проектами?» Только 50 % респондентов ответили утвердительно, и это с учетом того, что это был именно специализированный сайт. По оценке автора, менее 10 % предприятий используют подобные системы и, следовательно, методы управления проектами.
Культура управления проектами стала за рубежом неотъемлемой частью культуры ведения всего бизнеса. К сожалению, несмотря на богатый российский опыт применения методов сетевого планирования и управления, необходимость сокращения стоимости и сроков реализации проектов, системы управления проектами в России пока широко не применяются. Все сводится к автоматизации отдельных процедур управления и, в лучшем случае, построению календарно-сетевых графиков. Тем не менее ряд российских компаний в сфере строительства, в атомной энергетике и телекоммуникационной индустрии, в нефтегазовой, химической, аэрокосмической и оборонной промышленности, начинают использовать автоматизированные системы управления проектами - во всех этих областях существуют проектно-ориентированные направления
12
деятельности. Средства УП облегчают эту работу, позволяя автоматизировать управление результатами и рисками, планирование и контроль за выполнением проекта, ввести мониторинг его текущего состояния. По опенке А. Цветкова [24], в автоматизации управления проектами в основном нуждаются предприятия, выполняющие крупные проекты, в которых задействовано не менее 1000 работ и участвует более десяти подрядчиков. Вообще, по словам президента Primavera Systems P. Фариса, на нефтегазовый комплекс приходится 40% бизнеса Primavera в России. Так, российскими заказчиками являются ГАЗПРОМ, ЛУКОЙЛ, СИДАНКО, ЮКОС. На российском рынке существуют системы не только для крупных предприятий - имеются и менее дорогие программы, направленные на контроль за выполнением небольших проектов.
Если рассматривать крупнейшие российские компании, то автор считает, что передовой компанией в области использования принципов управления проектами является НК «ЮКОС». Так, эта компания обладает лицензиями и использует несколько различных систем управления проектами. Уже продолжительное время в НК «ЮКОС» действуют регламенты по управлению проектами. Также важными являются изменения в системе управления: организационная структура управления некоторых подразделений компании построена по проектному методу - существуют выделенные менеджеры проектов, которые планируют и контролируют все затраты и доходы по проектам, рассчитывают эффективность проектов. Отчетность по каждому проекту представляется в унифицированном виде. Неудивительно, что ЮКОС, одной из задач которого стоит лидерство в области информационных технологий, демонстрирует самые большие темпы роста в своей отрасли, в том числе и за счет применения Project Management.
Так что же составляет структуру знаний и компонентов управления проектами? Источник [19] приводит следующую структурную модель областей знаний и компонентов управления проектами, состоящую из:
контекста УП (предметная область проекта, ЖЦП, участники проекта, организация проекта, окружение проекта); основных интегративных процессов УП;
13
управления изменениями;
управления компонентами (предметная область, время, стоимость, качество, персонал, риск, коммуникации, поставки и контракты). Автор считает, что каждый проект требует проработки приведенных структурных и функциональных компонентов, составляющих концепцию УП, для повышения эффективности проектов по параметрам стоимости, сроков и качества.
Еще раз следует обратить внимание, что управление проектами в настоящее время является ключевым фактором успеха. Внедрение и использование методов Project Management есть эффективный инструмент повышения эффективности и, соответственно, конкурентоспособности предприятий как на внутреннем, так и на внешнем рынке.
14
1.2. Документооборот предприятия и требования, предъявляемые к нему.
Эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности предприятия, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система работы с документами. Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, документы являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами - одна из ключевых технологий управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или международной компании.
Остановимся на основных терминах и определениях, имеющих отношение к термину «документооборот», а также определим связь между этими терминами.
Термин «документ» относится к числу ключевых понятий документационного обеспечения управления. В настоящей работе автор вкладывает в этот термин значение, закрепленное в нормативных актах Российской Федерации [25J. Действующее законодательство формулирует понятие «документ» как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Однако в современных исследованиях встречаются и другие определения. Так, С. Ермошин считает, что документ (электронный или бумажный) - это инструмент формализации делового взаимодействия [30].
Н. Красилов утверждает, что документ - «слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку» [46].
Понятие «документ» в рамках информационных технологий трактуется несколько более широко. В соответствии с Оксфордским словарем документ -это «текст или изображение, имеющее информационное значение» [84].
Документ является результатом документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам, [25]).
Факт, что документ является объектом управления. Так, А.Бертяков считает, что Управление документами - еще не слишком привычное понятие для
15
российских руководителей и специалистов [10]. Будучи впервые услышанным, оно сразу порождает вопросы. Что значит - управлять документами? Какими документами нужно управлять? Какой должна быть архитектура системы управления документами? Компания Documentum, общепризнанный мировой лидер в области разработки корпоративных систем управления документами, дает следующее определение понятия «управление документами» - "applying the right document to the right person at the right time for the right task" (применение правильного документа соответствующим получателем в нужное время для конкретной задачи). Правильный документ - документ, содержащий актуальную информацию, прошедший все необходимые этапы рассмотрения и утверждения. Соответствующий получатель - доступ к документу получит именно человек, которому он адресован, человек, обладающий необходимыми правами. Нужное время — документ будет доступен именно тогда, когда он необходим. Конкретная задача - знания, содержащиеся в документе, будут применены в бизнесе с максимальной эффективностью. Таким образом, в одну фразу уместилось большинство фундаментальных понятий управления документами.
В управленческом труде можно выделить следующие понятия, применимые к управлению документами:
предмет труда — документы, в которых отражаются функции управления;
процесс труда - составление, оформление, обработка документов, необходимых для принятия управленческих решений;
продукт труда - правомерные и обоснованные управленческие решения, посредством которых реализуется управленческая деятельность. Отработанное и принятое управленческое решение отражается в определенных документах, таких как план, отчет, приказ.
Термин «документооборот» также относится к числу ключевых понятий документационного обеспечения управления. Автор определяет его значение в соответствии с ГОСТ [25], который трактует документооборот как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». Иными словами, документооборот характеризует
1б
процесс работы с документами в динамике. Основными этапами обработки документов являются прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т.д.
Н.Красилов считает, что документооборот является сплавом из хранилища фактов и полнотекстовых источников информации, а также регламента их движения [46].
Так, А. Тимохов утверждает, что термин «документооборот» может быть применен к любому виду деятельности, связанному с подготовкой и обработкой документов: архивному делу, законодательной деятельности, разработке конструкторской и технологической документации на изделия. Специфика документооборота в каждой из сфер неизбежно отражается на системах его автоматизации, в каждой области создаются специализированные программные продукты [76].
ВАндреев приводит следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами [5]:
• DMS (Document Management Systems) - в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод - архивы документов;
• DocFlow-системы, или системы маршрутизации документов;
• WorkFlow-системы - системы поддержки управления, имеется и другой перевод - «системы автоматизации бизнес-процессов».
У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин «документооборот» еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.
Е.Монаховой была предложена спорная точка зрения [57], согласно которой необходимо упразднить термин «документооборот», означающий
17 |
