Введение
Актуальность исследования. В современных условиях, когда многим корпорациям приходится балансировать на грани рентабельности, в условиях обострения рыночной конкуренции потери предприятий от неэффективного управления становятся особенно болезненными, а зачастую, невосполнимыми.
За прошедшее десятилетие многие руководители осознали необходимость «управлять по-новому», применяя информационный подход к построению и развитию системы управления. В настоящее время эффективно руководить корпорацией, впрочем, как и любой другой экономической системой, на основе только интуиции невозможно, так как количество и сложность проблем, объёмы информации увеличиваются в геометрической прогрессии. Причем управление без информационного обеспечения обходится дороже именно крупному предприятию, поскольку в этом случае даже незначительные на первый взгляд потери оказываются весьма существенными в силу огромных финансовых и товарных оборотов. Сегодня разрешить подобные проблемы управления можно, лишь основываясь на информационной управленческой системе с применением современных информационных технологий.
Промышленное использование информационных технологий начиналось с освоения различных программ, решающих отдельные задачи, но не позволяющих руководству корпорации иметь целостную картину происходящего в ней. Сегодня значительно вырос спрос на информационные системы, претендующие на роль управленческих, интегрирующие всю информацию, способные проанализировать ее и помочь в принятии управленческих решений. Однако информационная система управления— лишь один из инструментов решения проблем корпорации, необходимый, но не главный.
Информационная система управления — это операционная среда, способная предоставить актуальную и достоверную информацию обо всех процессах, происходящих в системе (в том числе территориально распределенной и имеющей сложную структуру), необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа; среда, несущая в себе технологический регламент и
4
управленческий опыт. В этой среде реализуется полный рыночный цикл: от планирования до анализа результатов деятельности корпорации и последующей корректировки планов.
Задача информационной системы управления заключается в том, чтобы упорядочить информационные потоки, предоставить менеджерам эффективный доступ к данным всех уровней для принятия мотивированных управленческих решений. Очевидно, что без своевременной и достоверной информации о состоянии дел в корпорации невозможно управление ею, а следовательно, затруднено её перспективное развитие. Эффективно управлять любой экономической системой, в том числе корпорацией, значит организовывать потоки данных между службами (бухгалтерией, коммерческими подразделениями, центрами финансового учета и прочих), сопоставлять и увязывать эти данные, выявлять наиболее активных или пассивных поставщиков и покупателей, оценивать оборачиваемость материальных ресурсов, рентабельность активов и в результате обобщения, интерпретации и анализа этих данных ответить на главный вопрос: y.*v работают ресурсы экономической системы, и как заставить их работать лучше.
Практика показывает, что на предприятиях, входящих в корпорацию, часто имеются "замороженные" средства, образующиеся из-за задержек при исполнении договоров, отсутствия централизованного контроля за сверхнормативными запасами на складах. Эти суммы составляют примерно 3—7% месячного оборота предприятия, и выявить их можно лишь с помощью информационной системы управления, связывающей воедино данные о положении дел во всех подразделениях корпорации. Объем таких средств в десятки, а иногда и в сотни раз превышает суммы, необходимые для разработки и внедрения информационной системы управления. Например, резервирование товаров на территории удаленных складов с использованием информационной системы позволяет крупным торговым организациям при постоянном товарообороте почти на 30% снизить потребность в оборотных средствах. Перерабатывающие предприятия в состоянии за два года использования подобной системы добиться снижения себестоимости более чем на 30%. Таким образом, главная цель информационной системы
5 управления корпорацией — помочь в достижении конечных целей, связанных с
расширением сферы деятельности, завоеванием позиций на рынке, уменьшением издержек и себестоимости, оптимизацией управленческих решений.
Новые рациональные схемы управления на основе информационных систем не требуют больших временных и ресурсных затрат, что, в свою очередь, приводит к значительному снижению издержек, повышению эффективности и обеспечению конкурентоспособности.
Степень разработанности проблемы. Теория управления корпорацией представляет собой системные, логически выстроенные по определенным правилам знания, включающие в себя ряд принципов, методов и технологий управления на основе обобщения эмпирических и теоретических исследований.
Новая концепция управления на основе системного информационного подхода формируется в соответствии с общими изменениями внешней среды функционирования корпорации определенного исторического периода общественного развития, а новая парадигма управления корпорацией, зародившаяся в недрах ранних теорий, в современных условиях приобретает новое содержание, видоизменяется, наполняется актуальными теоретическими идеями и методологическими подходами.
Первоначальные научные исследования информационного обеспечения управления были связаны с техническими проблемами передачи данных. Созданная на базе этих исследований статистическая теория информации, положила начало кибернетическому подходу и получила достаточно подробное рассмотрение в трудах Л. Бриллюэна, Н. Винера, С. Голдмана, Р. Хартли, К. Шеннона и У. Эшби. Однако излишняя технократичность подобного подхода, при котором основное внимание уделяется количественным аспектам информации и не учитывается ее смысловая нагрузка, привела к необходимости философского осмысления феномена информации, достаточно глубоко проведенного в трудах отечественных ученых А.И. Анчишкина, Р.С. Абдеева, Д. Блюменау, В.А. Виноградова, В.Н. Глушкова, B.C. Готта, И.И. Гришкина, А. Ракитова, А.Д. Урсула и других.
6
Предметом исследования экономической науки и науки управления стали такие информационные аспекты, как информационная революция и ее влияние на общественное развитие, информационное производство и информационные ресурсы. Среди зарубежных авторов, занимавшихся разработками в этих направлениях, выделяются Д. Белл, П. Друккер, Д. Мартин, И. Масуда, Д. Миллер, И. Николов, М. Порат, У. Приест, Т. Стоуньер, П. Страссман, А. Тоффлер, Ф. Хайек, К. Эрроу и другие. Именно в трудах этих ученых обоснован системный подход к формированию систем управления организацией на основе информационного подхода.
Питер Друккер приравнивает последствия внедрения информационного подхода в управлении к изобретению в XV веке печатных машин, а также к созданию и развитию в XVIII веке сети железных дорог. Эти новации привели к революции в промышленности и управлении, хотя и не вытеснили полностью используемые до этого технологии.
Изучению проблем экономики информации и преобразования информатики в самостоятельную отрасль посвящены работы О.В. Голосова, Г.Р. Громова, Г. Калитича, Ю.М. Каныгина, A.M. Миняйло, Д.Г. Плахотной, В.Л. Тамбовцева, Д. Таноури, Б.А. Чуба, Е.Г. Ясина. В их трудах раскрываются определенные теоретические и методологические аспекты совершенствования управления организацией в современных условиях на основе информационного обеспечения.
Д. Таноури выдвинул предположение о том, что внедрение информационной системы управления, способствуя рациональной организации информационных потоков корпорации, должно обеспечить быструю и гарантированную доставку информации ее потребителям. В результате каждое принимаемое решение становится более обоснованным и своевременным. Связав в единую цепочку технологические возможности корпорации, потребителей ее продукции и услуг, а также внешних деловых партнеров, информационная система управления корпорацией позволяет сконцентрировать усилия на успешном решении вопросов глобального плана, без отвлечения на ежедневную плановую деятельность.
7 Несмотря на рост интереса ученых и практиков к проблемам информации и
информатизации управления, необходимо отметить то, что современные публикации носят преимущественно специальный или прикладной характер. При этом полученный в ходе научных изысканий конструктивный материал недостаточно отражает многообразие явлений информации в управленческих процессах. Именно отсутствие в настоящее время стройных теоретических концепций, всесторонне исследующих информационные аспекты теории управления экономическими системами в целом и корпорациями в частности, повлияло на выбор темы исследования и предопределило его цели и задачи.
Цель и задачи диссертационного исследования. Целью данного диссертационного исследования является разработка теоретико-методических основ информационного обеспечения управления корпорацией и практического инструментария для реализации его в управлении.
Для достижения этой цели следует обозначить и решить следующие взаимосвязанные задачи:
- определить сущность комплексной информационной системы управления корпорацией;
- провести анализ современных условий функционирования корпораций и доказать объективную необходимость создания и внедрения информационных систем в управление современной корпорацией;
- разработать принципы построения комплексной информационной системы управления корпорацией;
- определить особенности организационных форм информационной системы управления корпорацией;
- обосновать методы и инструменты информационного управления корпорацией;
- определить основные направления совершенствования внутрифирменных управленческих коммуникаций в корпорации.
Поставленные цель и задачи определили структуру работы и логику изложения материала.
8 Предмет диссертационного исследования - управленческие отношения,
складывающиеся в корпорации в результате интеграции информационных ресурсов и технологий управления.
Объектом исследования является комплексная информационная система управления корпорацией. Конкретный объект исследования - ООО «БалЭнер-гоМаш», разрабатывающее и внедряющее корпоративную информационную систему управления.
Теоретической и методологической основой исследования послужили фундаментальные труды отечественных и зарубежных авторов (И. Ансоффа, В.М. Архипова, А.В. Бандурина, X. Вэриана, Б. Гейтса, П. Друккера, B.C. Ефремова, Е.З. Зиндера, А.А. Лебедева, Л.Б. Нюренбергера, О. Уильямсона, М. Хаммера, Дж. Чампи, К. Шарпио).
Последовательный анализ научной литературы (монографических работ отечественных и зарубежных авторов, статей в периодической печати, диссертационных исследований, материалов научно-практических конференций) позволил сформировать базовые направления исследования и его теоретическую основу.
Для решения поставленных задач использовались следующие научные методы исследования: диалектико-логический метод, сравнительный анализ, системно-комплексный подход, экономико-математические методы, графические методы, метод прогнозирования.
Информационной базой исследования стали официальные материалы, опубликованные в периодической печати и статистических сборниках, информация с официальных интернет-серверов, реферативные сборники научных изданий, а также специально подобранные и обработанные статистические данные.
Научная новизна диссертационного исследования заключается в разработке теоретико-методических основ управления корпорацией с применением комплексных информационных систем, обеспечивающих эффективное управле-
9 ние на основе единого информационно-технологического пространства её
функционирования.
Основные научные результаты работы получили следующую конкретную реализацию:
1. Раскрыта сущность комплексной информационной системы управления корпорацией как сложной структуры, представляющей совокупность программных и технических средств, обеспечивающих взаимодействие служб и уровней корпорации, и позволяющей с высокой скоростью обрабатывать массивы данных с целью корректировки управленческих действий в соответствии с определенной ситуацией.
2. Доказана необходимость создания и внедрения комплексной информационной системы управления в целях ускорения передачи и обработки информации, создания условий компактного её хранения, повышения эффективности общего управления корпорацией. Доказано, что комплексные информационные системы управления являются инструментом сокращения издержек функционирования корпорации, а также средством оптимизации управленческого процесса.
3. Сформулированы принципы построения комплексной информационной системы управления корпорацией: единого информационного пространства, глобальной системы справочников, открытости структур хранения информации, ведения консолидированного учета, поддержки территориально распределенных структур, параллельности при ведении нескольких видов учета, релевантности информации, репрезентативности, информационной независимости, защищенности. Реализация этих принципов обеспечивает оптимизацию процесса принятия управленческих решений на различных уровнях иерархической структуры.
4. Предложены функциональные требования, конкретизирующие указанные принципы практического проектирования комплексной информационной системы управления корпорацией, соблюдение которых позволит принимать оптимальные управленческие решения, обеспечивать гибкую настройку на конкретного клиента, гарантировать работоспособность базовой бизнес-логики (торговых и производственных предприятий корпорации), плавно эволюционировать
10 как с развитием внутренней структуры корпорации, так и с изменением внешних
условий.
5. Определены функциональные требования к практическому проектированию комплексных информационных систем управления корпорацией, направленные на совершенствование внутрикорпоративных коммуникаций: полнота и корректность данных; гибкость и адаптируемость параметров, отражающих специфику деятельности конкретной корпорации; высокая надежность и быстродействие; сохранность информации в базе данных и возможность ее быстрого восстановления; возможность наращивания и модернизации системы, ее глобализация.
6. Доказано, что эффективная информационная система управления должна проектироваться с применением послойного подхода. Так, в отдельных слоях необходимо выделить специализированное программное обеспечение (офисное, прикладное), систему управления документами, программы поточного ввода документов, а также вспомогательное программное обеспечение для связи с внешней средой и обеспечения доступа к функционалу системы через коммуникационные средства на базе сети Интернет. Среди преимуществ такого подхода следует отметить возможность внесения изменений в отдельные программные компоненты, расположенные в одном слое, без необходимости коренных переделок на других слоях, обеспечить между слоями формальную спецификацию интерфейсов, поддерживающих независимое развитие информационных технологий и реализующих их программных средств. Причем применение открытых стандартов позволит безболезненно осуществлять переход с программных модулей одного производителя на программы другого. Кроме того, послойный подход повысит надежность и устойчивость к сбоям системы в целом.
7. Разработана методика формирования информационной и коммуникационно-технологической среды корпорации, обеспечивающая поэтапное оптимальное построение комплексной информационной системы управления корпорацией: этапы проектирования, реализации и тестирования, ввода в эксплуата-
цию, планирования развития комплексной информационной системы управления корпорацией.
Теоретическая и практическая значимость работы. Диссертационное
исследование представляет собой разработку новых теоретико-методических
Ф
основ информационного обеспечения управления корпорацией.
Предложенные в диссертации методологические принципы, методический инструментарий, использованные в процессе построения информационной системы управления, могут быть применены при разработке документов законодательного, нормативного, программного характера, определяющих направления корпоративной информатизации и социально-экономического развития. Основные положения диссертации вносят вклад в развитие теории управления совре-менной корпорацией, расширяют перспективы теоретического исследования управления экономическими системами на основе информационного подхода, придают универсальность базовым характеристикам экономических отношений системного управления, связывают динамику совершенствования субъекта и объекта системного управления. В этой связи настоящее исследование может найти применение в практической деятельности руководителей различного уровня, экономистов, специалистов в сфере информационного обеспечения
0 управления экономическими системами.
Апробация и внедрение результатов исследования. Основные положения, выводы и рекомендации, содержащиеся в диссертации, докладывались на межвузовских научно-практических конференциях: «Социально-экономическое и политическое развитие общества: актуальные проблемы» (ПАГС, Саратов, апрель 2001 г.); «Управление общественными институтами и процессами в России: вопросы теории и практики» (ПАГС, Саратов, апрель 2002 г.); «Актуальные проблемы социального и производственного менеджмента» (СГТУ, Саратов, апрель 2002 г.).
0 Основные положения диссертации отражены в семи опубликованных рабо-
тах автора общим объёмом 2,5 печатных листа.
12
Методические положения диссертационного исследования, а также основные практические рекомендации, предложенные в работе, апробированы при разработке и внедрении информационной системы на ООО «БалЭнергоМаш».
Структура работы. Диссертация состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованной литературы. Каждая глава состоит из двух параграфов. Содержание работы изложено на 183 страницах машинописного текста, содержит 27 рисунков и 2 таблицы.
13
Глава I. Теоретико-методические основы формирования информационной системы управления корпорацией
1.1 Сущность информационной системы управления корпорацией
Деятельность любого предприятия, в том числе и корпорации можно пред-
ставить как непрерывное изменение состояния физических и интеллектуальных объектов, имеющих отношение к предприятию, таких как сотрудники, средства производства, производимые продукты, идеи, финансы. Для эффективного менеджмента этим процессом, каждое изменение того или иного объекта должно иметь свое документальное отображение. Этими отображениями служат личные дела сотрудников, отчеты, рекламная продукция, служебные записки и прочие документы. По сути, они являются информационной областью предприятия. Движение информации (например, документооборот) и её изменение называются информационными потоками1.
Очевидно, что любому бизнес-процессу, а также любому изменению физических объектов должен соответствовать определенный информационный поток. Более того, высший менеджмент, при построении стратегических планов развития и управлении деятельностью корпорации (издавая приказы, распоряжения), фактически руководствуется информационными потоками и вносит в них изменения, таким образом, осуществляя информационный менеджмент.
Ни одна современная корпорация не работает без системы или систем какого-либо рода, при помощи которых достигаются цели её функционирования. Информационная система - это комбинация ручных и компьютерных процессов, которые решают поставленные задачи, четко и логично взаимодействуя между собой. В условиях современной конкурентной экономики, использование развитых информационных систем помогает корпорациям занимать лидирующие позиции в их бизнесе2.
Необходимость внедрения информационных систем управления диктуется, прежде всего, динамикой изменения бизнеса, что в конечном итоге приводит к
Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. - М.: Изд-во ЭКСМО-пресс, 2000.
2 Зиндер Е. 3. Новое системное проектирование: информационные технологии и бизнес-реинжиниринг. // СУБД, 1995, №4.
14
необходимости переработки в оперативном режиме больших объемов информации.
Интересное с нашей точки зрения определение корпоративной информационной системы дал глава и основатель корпорации Майкрософт (Microsoft) Билл Гейтс (Bill Gates): «Корпоративная информационная система - это электронная нервная система корпорации, которая представляет собой совокупность электронных процессов, с помощью которых корпорация воспринимает мир и адекватно реагирует на изменения, происходящие в нем»3.
В основе его концепции электронной нервной системы (далее ЭНС) лежит насущная потребность корпораций иметь механизм внутренних коммуникаций для координации работы в рамках своей производственной архитектуры. В «нервной системе» корпорации, как в нервной системе человеческого организма, имеются автономные рабочие процессы, необходимые для функционирования, имеется центральный процесс, служащий выполнению ее корпоративной миссии, наконец, имеются множество мелких административно-хозяйственных функций, без которых, тем не менее, корпорация не сможет устойчиво существовать. Современные тенденции развития производства стимулируют широкое развитие систем автоматизации базовых рабочих процессов, но пока данные этих систем остаются изолированными друг от друга, они не могут служить для принятия интеллектуальных решений корпоративного масштаба, тогда как современные технологии могли бы на их основе вывести управление корпорацией на новый уровень. Важное значение для любой организации имеют отлаженные бизнес-рефлексы, способность своевременно и адекватно реагировать на любую незапланированную ситуацию. Помимо этого организация должна быть полностью управляема в любом виде ее деятельности. И самое важное для корпорации, ориентированной на потребителя — налаживание взаимосвязи с клиентами, а также постоянная «настройка» на поступающую от них информацию.
Корпорация Майкрософт определяет электронную нервную систему корпорации прежде всего как среду, автоматизирующую исполнение заранее заплани-
' Gates В. «Take a closer look at Microsoft Business Solutions» / http://www.microsoft.com/
15
рованных действий и событий, планирование и учет, позволяющую своевременно реагировать на незапланированные события и изменения ситуации и, таким образом, дающую корпорации значительные преимущества в условиях конкуренции (рис. 1). ЭНС современной корпорации должна (как и нервная система живого организма) обладать способностью мгновенно реагировать на любые изменения в своем окружении и анализировать ситуацию, помогая принимать быстрые и правильные решения.
ПО уровня предприятия
Гибкость
Реакция
на внезапные
события
Электронная Нервная Система Предприятия
Управляемость
Обработка
плановых
событий
Преимущество над конкурентами
Рис. 1. Электронная нервная система корпорации и решаемые ею задачи
ЭНС предполагает наличие единого механизма корпоративного уровня, решающего две взаимосвязанные задачи: с одной стороны, обеспечение управляемости и адекватной обработки плановых событий — регулярных, т. е. тех, которые сами по себе являются процессами, и нерегулярных, которые можно предвидеть. По отношению к таким событиям реакция системы должна быть предусмотрена, определена и отработана. С другой стороны, гибкость при реакции на внезапные события. Под внезапным событием в данном случае понимается не стихийное бедствие, а ситуация, не являющаяся плановой или предвидимой,
16
но предполагающая возможность вполне адекватного решения, например, заказ нестандартного товара клиентом4.
В свете современных тенденций развития бизнеса, таких как глобализация и поворот от производства к потребителю, деловым людям все труднее руководствоваться только соображениями «здравого смысла» и собственной интуицией — для построения стратегии корпорации необходим доступ к максимально полной информации, данные для анализа, прогноза и принятия решений.
Согласимся с Д. Таноури (Doug Tanoury) в том, что внедрение корпоративной информационной системы (ИС), способствуя рациональной организации информационных потоков корпорации, должно обеспечить быструю и гарантированную доставку информации ее потребителям. В результате каждое принимаемое решение становится более обоснованным и своевременным. Так же, связав в единую цепочку технологические возможности корпорации, потребителей ее продукции и услуг, а так же внешних деловых партнеров, КИСУ позволяет сконцентрировать усилия на успешном решении вопросов глобального плана, не отвлекаясь на ежедневную плановую деятельность5.
С нашей точки зрения построение комплексной информационной систему управления само по себе связано с рядом задач, решение которых способно во многом определить стратегию внутреннего развития корпорации. С позиции перспективы развития производственной архитектуры такими задачами будут: объединение корпорации в решении глобальных целей; налаживание эффективных отношений сотрудников, партнеров и клиентов за счет учета всех сторон жизнедеятельности корпорации; более глубокое взаимодействие элементов корпорации. С позиции информационной перспективы целесообразна организация процессов использования информации в рамках единой и упорядоченной информационной системы. Технологическая перспектива предполагает создание сбалансированной инфраструктуры, на которую должна опираться комплексная
4 Электронная нервная система предприятия /
http://www.microsoft.com/rus/business/solutions/dns/strategy.asp
5 Doug Tanoury. Missing the mark: Why most CRM plans fail.
http://www.computerworld.com/cwi/community/story/0,3201,NAV65-665_STO67730,00.html
17 информационная система управления. Наконец, прикладная перспектива— это
запуск приложений корпоративного масштаба, благодаря которым возможна оптимизация управления и принятия решений в рамках корпорации.
Согласимся с аналитиками корпорации Майкрософт, что в информационной системе все процессы сводятся к одной задаче — предоставление информации пользователям в соответствии с их запросами и используемыми ими программными средствами.
На нижеприведенном рисунке (рис. 2) отражен круговорот информации в корпорации: в результате работы с документами создаются новые документы, и механизм управления документами в корпорации проводит их хранение и организацию, затем в дело вступает поиск, и, обеспечивая доступ к документу нужному пользователю, передает управление механизму анализа и взаимодействия документов, под управлением которого проходит работа с документом и создание новых документов на его основе. Единый контроль над всеми механизмами обеспечивает целостность информационного потока.
В реальной жизни за изображенными этапами обработки документов стоят вполне конкретные бизнес-процессы корпорации. Однако цель остается общей, и для ее достижения:
- с одной стороны, необходимо объединение информации, связанной с различными процессами, в рамках единой структуры. Для этого требуется стандартизация используемых моделей данных и унификация методов организации и использования этих данных;
- с другой стороны, необходимо разделение информации таким образом, чтобы она своевременно доставлялась нужным пользователям, и в том виде, в котором пользователи привыкли ее принимать. Требуется построение единой структуры «производства» и «потребления» информации в корпорации6.
' Электронная нервная система предприятия / http://www.microsoft.com/rus/business/solutions/dns/strategy.asp |
