3 ВВЕДЕНИЕ
Макроэкономические процессы, происходящие в России, «заставляют» высшую школу активно адаптироваться к рыночным условиям хозяйствования. Высшая школа России оказалась одним из первых общественных институтов, быстро и активно реагирующих на институциональные изменения общественного •. строя в России соответствующими преобразованиями в учебном процессе и научных исследованиях. Все нововведения в области ценообразования, ресурсного обеспечения, свободы самоуправления оказали большое влияние на ее функционирование, в частности, на реализацию ее «продукции» - образовательных услуг и образовательного потенциала, ставших товаром. Следует отметить, что образовательный потенциал вуза, а именно: специалисты с высшим образованием (в том числе специа-
* листы, прошедшие переподготовку) , результаты научных исследований, научно-педагогические кадры, материальная продукция (учебники и учебные пособия, опытные конструкторские разработки и др.) и т.д., - это сырье и конечный продукт важнейшего из общественных институтов социальной сферы. Кроме этого, в сложных современных условиях образовательный потенциал - это абсолютно необходимый фактор, который более
* чем другие стимулирует новации во всех сферах общественной жизни. .. ¦
В силу вышесказанного объективной является необходимость повышения адаптивности системы управления вузом. Решение всех проблем от финансирования, укрепления материально-технической базы, развития инфраструктуры до разработки \ учебных планов и программ требует независимости и свободы
высшей школы, внедрения новых методов организации и ведения
¦.[
основной деятельности, хозяйствования и упюавления.
В современных условиях учебные заведения России столкнулись с большим количеством новых проблем. Так же, как и в деловом мире, администрация учебного заведения и преподаватели должны достигать лучших результатов в условиях наличия ограниченных ресурсов. Эффективная поддержка административных процессов в вузе - один из лучших способов существования в условиях ограниченных бюджетных средств [2 6, 35] .
Современный вуз характеризуется наличием разнообразных информационных связей как в административном управлении, так и в сферах основной деятельности: учебном процессе и научных исследованиях. Более того, существенное преобладание информационных процессов над материальными является характерной особенностью высшего учебного заведения, поскольку значительную часть предмета, средств и конечных продуктов деятельности составляет информация.
Количественное и качественное развитие высшей школы приводит к систематическому росту объема и сложности информационных потоков, повышает требования к оперативности и качеству управления вузом и учебным процессом в особенности. Следствием этого является возрастание роли эффективной организации информационного обеспечения управления и, в частности, одного из его компонентов - документационного обеспечения: документирования и организации работы с официальными документами [79, с. 63] .
Управление вузом, как и большинством других учреждений и организаций, осуществляется путем документального оформления решений, при этом используется огромное количество разнообразных видов документов. Вследствие этого характерной чертой документационного обеспечения деятельности вуза является большой объем документопотоков, которые не всегда контролируются должным образом.
5
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов .
Для высших учебных заведений особенно актуальным является решение следующих проблем документационного обеспечения:
• управление большими объемами входящей и исходящей документации (в т.ч. переписки), подлежащей обработке и хранению/
• использование в деятельности вуза большого количества разнообразных видов документов/
• необходимость обеспечения быстрого доступа к информации многих пользователей;
• использование многостраничных составных документов и большого количества копий/
• необходимость массовых публикаций информации. Причиной этого является необходимость осуществления вузом различных видов деятельности в разнообразных областях, например, организация и проведение учебного процесса, учебно-методическая и научно-исследовательская деятельность, издательская и библиотечная работа, решение административно-хозяйственных и финансовых вопросов, управление и учет кадров (профессорско-преподавательского состава, сотрудников и студентов) и т.д.
Сегодня высшее учебное заведение представляет собой сложный социально-экономический комплекс, объединяющий в себе информационные, человеческие, материальные и другие
ресурсы, которыми необходимо управлять. Однако часто возникает проблема координации деятельности сотрудников различных подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины. Кроме того, руководство вуза часто испытывает трудности со своевременным получением достоверных данных о ходе учебного процесса, на основе которых вырабатываются адекватные управленческие решения и с учетом которых осуществляется планирование. В результате этого эффективность управления снижается и возникает насущная необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы решить все вышеперечисленные про-
блемы. Так как поактически вся информация
деятельности
вуза фиксируется в различных документах (плановых, учетных, распорядительных и т.д.), а для создания документов все чаще используются персональные компьютеры, то можно говорить о целесообразности использования в вузе специального программного обеспечения: систем управления электронными документами .
В настоящее время отечественный рынок программного обеспечения предлагает большое количество продуктов для автоматизации делопроизводства и документооборота. Однако большинство из них представлены западными компаниями-разработчиками и не учитывают стандарты и традиции работы с документами, сложившиеся в нашей стране. Продукты же российских разработчиков чаще всего представляют собой автоматизированные рабочие места работников канцеляоии, экспедиции и других подразделений службы ДОУ или же ориентированы на коммерческие организации и предприятия, например, банки, торговые и производственные предприятия и др. и не могут быть использованы в учреждениях социальной сферы, в частности, в системе высшей школы.
7
Следует отметить весьма небольшое количество теоретических исследований по вопросам автоматизации документационного обеспечения управления деятельностью вуза. Практические разработки в основном представляют собой реляционные базы данных различных профилей, основной функцией которых является учет и анализ сведений по различным аспектам деятельности вуза. Автоматизация делопроизводства и документо-обооота при этом сводится к генерации оазличных типов отчетов на основе хранимых данных и, в лучшем случае, обмен ими по локальной вычислительной сети. Однако в этом случае часто остаются нерешенными такие проблемы, как статический характер хранимой информации, обеспечение целостности и непротиворечивости данных, своевременное информирование заинтересованных лиц и исполнителей, контроль исполнительской дисциплины и т.д.
В связи с этим актуальной задачей является разработка методики автоматизации документационного обеспечения учебного процесса на основе специализированной системы управления электронными документами при использовании в качестве платформы одной из имеющихся систем, в которой реализованы технологии коллективной работы с документами и организации движения документов.
Целью исследования является разработка методики совершенствования информационного обеспечения учебного процесса в высшем учебном заведении на основе применения системы управления электронными документами.
Поставленная цель достигается в работе посредством решения следующих основных задач: 1. Исследование деятельности российских вузов в современных
условиях.
2. Исследование особенностей организации, функций и задач управления учебным процессом в вузе.
3. Исследование информационного (документационного) обеспечения управления учебным процессом в вузе.
4. Анализ проблем информационного (документационного) обеспечения деятельности вуза.
5. Изучение и анализ российского и зарубежного опыта автоматизации информационного обеспечения управления вузом.
6. Исследование методов и средств для автоматизации работы с документами.
7. Проведение сравнительного анализа технологий работы с электронными документами и возможностей их применения для автоматизации информационного обеспечения деятельности вуза .
8. Разработка методики совершенствования документационного обеспечения учебного процесса в высшем учебном заведении .
9. Формулирование требований к автоматизированной системе информационного обеспечения учебного процесса.
10. Разработка модели системы документационного обеспечения управления учебным процессом с учетом специфики докумен-тационной системы вуза.
11. Выбор программного обеспечения (ПО), разработка основных положений построения программной системы с учетом специфики выбранного ПО.
12. Создание и внедрение компонентов системы информационного обеспечения учебного процесса на основе разработанной модели с использованием выбранного программного обеспечения .
Объектом диссертационного исследования является информационное обеспечение управления учебным процессом в высшем учебном заведении.
Предметом исследования является применение технологий управления электронными документами для совершенствования информационного обеспечения управления учебным процессом в вузе .
Методологической основой исследования является системный подход к анализу рассматриваемых объектов и процессов. Теоретической основой исследования служат труды отечественных и зарубежных авторов в области моделирования и разработки информационных систем. Кроме того, работа опирается на новейшие разработки в области использования компьютерных информационных технологий работы с электронными документами. При разработке моделей информационной системы использованы методы функционально-структурного моделирования (методология диаграмм потоков данных в нотации Йордона - Де Марко), а также методология информационного моделирования «сущность-связь».
В работе использованы также законодательные акты Российской Федерации, инструктивные и методические материалы Министерства образования Российской Федерации, методические рекомендации российских и международных организаций, государственные стандарты на документацию, а также статьи, статистические и справочные материалы, опубликованные как в периодической печати, так и в информационной компьютерной сети Интернет.
Научная новизна исследования заключается в следующем: 1. Определена необходимость и возможность использования технологии управления электронными документами для построения системы информационного обеспечения управления
BV3OM.
10
2. Разоаботана методика совершенствования информационного обеспечения учебного процесса в вузе на основе применения технологий управления электронными документами.
3. С использованием методов формализованного представления предметной области разработана модель системы информационного обеспечения учебного процесса в вузе, представляющей собой комплекс баз документальных и фактографических данных, предназначенных для оперативного отоажения хода учебного процесса.
Практическая значимость проведенного исследования состоит в следующем:
1. Предложена методика совершенствования информационного обеспечения учебного процесса на основе технологии управления электронными документами. Методика предназначена для автоматизации документационного обеспечения в высших учебных заведениях независимо от их профиля и формы собственности.
2. Разработана модель системы информационного обеспечения учебного процесса в высшем учебном заведении, компоненты которой могут использоваться как в комплексе, так и самостоятельно для автоматизации отдельных видов деятельности по управлению учебным процессом.
3. Созданная модель системы информационного обеспечения учитывает особенности документационного обеспечения вуза и предназначена для автоматизации работы как со структурированной, так и с неструктурированной информацией.
4. Разработанная модель характеризуется открытостью, в комплекс диаграмм потоков данных может быть интегрирован с дополнительными диаграммами, отражающими процесс управления различными направлениями деятельности вуза. При этом возможно как комплексное поименение оазоаботанных
6.
II
компонентов модели (диаграмм потоков данных и локальных представлений модели «сущность - связь»), так и их самостоятельное использование для автоматизации отдельных видов деятельности.
Созданная модель реализована в виде баз документов на основе выбранного прогоаммного обеспечения. Разработанные базы документов предназначены для автоматизации работы с документами, отражающими ход учебного процесса, а также оперативного информирования сотрудников учебных подразделений вуза.
Разработанная система информационного обеспечения учебного процесса может быть использована в качестве программной основы для создания единой информационной системы упоавления вузом.
12
ГЛАВА 1. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
1.1. Вуз как организационная система
Государственный вуз - сложная социально-экономическая система. Сфера его деятельности очень многогранна: образование, наука, культура, воспитание и т.д. Основной целью функционирования вуза является обеспечение подготовки специалистов с высшим образованием, научных кадров, эффективное использование научного и общекультурного потенциала вуза в соответствии с социально-экономическими потребностями общества.
Высшее учебное заведение как система обладает следующими характеристиками:
1. Сложность, обусловленная большим числом входящих в ее состав подразделений, которые к тому же могут иметь значительную территориальную разобщенность.
В современных условиях высшее учебное заведение можно рассматривать как сложный учебно-научно-производственный комплекс, в состав которого включаются все структурные подразделения вуза, а также предприятия, учреждения и организации в составе или при высшем учебном заведении, имеющие статус юридического лица (научно-исследовательские институты, проектно-конструкторские бюро, опытные заводы, институты повышения квалификации и переподготовки кадров, издательства, типографии и др.).
2. Многоцелевой характер функционирования, обусловленный наличием конечных продуктов и нескольких параллельных процессов деятельности, таких как подготовка специалистов высшей квалификации, научные исследования, переподготовка кадоов.
13
Основные цели деятельности вуза отражены на рис. 1. Все пять указанных целей взаимосвязаны и взаимообусловлены. Так, учебно-воспитательная и научная деятельность ориентированы на повышение эффективности деятельности вуза по производству конечных поодуктов. Научно-методическая деятельность - связующее звено между научной и учебной, а ее достижение служит основой повышения качества подготовки специалистов. Социальная цель связывает «производственные» цели и цели людей, образующих коллектив вуза. Достижение последней цели - организационно-управленческой - служит основой создания условий функционирования и развития вуза и, следовательно, достижения стоящих перед ним пооизводствен-ных и социальных целей.
Основные цели деятельности высшего учебного заведения
Учебно- Научная
воспитательная
проведение.
подготовка и й ундаментальных
переподготовка кадиов поисковых и
на основе сочетания прикладных
учебно-воспитательной научно-исследова-
и научной деятельности; тельских оабот в
удоапетворение области
потребностей общества общественных
в образовательных естественных.
услугах технических наук
Научно-методическая
совершенствование научно-методического обеспечения учебного
процесса в соответствии с
новейшими достижениями науки, техники и технологии,
подготовка
научно-педагогических кадров
Социальная повышение степени удовлетвооенности материальных и духовных потребностей членов коллектива вуза, улучшение условий тоуда, быта и отдыха Организационно-уппэепенческая повышение уоовня организации процессов Ф ункционирования и совеошенствовэния управления вузом
Рис. 1. Основные цели деятельности вуза
Образовательные услуги
Основнью направления деятельности высшего учебного заведения
Научно-производственная I Коммерческая
деятельность деятельность
подготовка специалистов
с высшим образованием
и квалификацией
Распределение по договорам предприятий
Подготовка к поступлению в вуз
Повышение квалификации
Обучение по заказу
предприятий и
организаций
Подготовка научно-педагогических кадров
Дополнительное образование
Научно-исследовательская работа (в т.ч. договорная)
консалтинг и внедрение современных технологий
малое производство (венчурные и инновационные фирмы)
экспертные советы и оценки
Комплексные междисциплинарные научные исследования
библиотечная деятельность
проведение научных конференций и семинаров
издание учебно-методической и научно-популярной литературы
периодические издания, рекламная деятельность
аренда и прокат научного оборудования и приборов
создание информационных бизнес-центров
торгово-посредническая деятельность
продажа патентов и лицензий
долевое и полное
участие в различных
предприятиях
Сфера услуг для студентов и сотрудников
общественное питание
Управление финансовыми активами
лечебные и оздоровительные услуги
санатории, профилактории, спортивные и детские лагеря
операции с банками
Операции с недвижимостью
Рис. 2. Основные направления деятельности вуза
15
Можно выделить различные направления деятельности вуза (рис. 2) , но в конечном итоге все виды деятельности, осуществляемые как отдельными преподавателями, так и коллективом кафедры, отдела и т.д., направлены на прирост знаний у отдельного человека или группы людей. В этом состоит главное предназначение вуза - наращивание знаний в обществе, это главная миссия вуза в целом.
3. Многопрофильность, обусловленная большим числом учебных специальностей и научных направлений, по которым осуществляется подготовка специалистов и ведутся научные исследования.
Высшее учебное заведение относится к числу организационных систем управления, под которыми понимается совокупность людей, материалов и доугих ресурсов, интегрированных в единую социальную систему и привязанных к цели, которая достигается с помощью ряда последовательных взаимодействий ее элементов [43, с. 105].
Как организационная система, вуз состоит из нескольких компонентов (рис. 3). Вуз активно взаимодействует с внешней средой. Под внешней средой понимаются все объекты, с которыми взаимодействует вуз и которые не являются его элементами. Из внешней среды в вуз поступают потоки трудовых, материальных и финансовых ресурсов, научно-технической информации, планы, задания по подготовке и переподготовке специалистов и т.д.
16
г
Субъект деятельности вуза:
профессорско-преподавательский состав вуза и научные руководители аспирантуры, научные работники, руководящие кадры вуза, научных учреждений и производственных подразделений в его составе
Объект деятельности:
студенты, учащиеся, стажеры, аспиранты, соискатели, а также научно-техническая и нормативно-справочная информация, образцы новой техники и материалов .
Средства деятельности:
основные и оборотные фонды вуза, его научных учреждений и ггооизводственных подразделений, учебно-методическая, научно-техническая и нормативно-справочная информация .
Отношения:
организационная структура и технология учебно-воспитательного процесса, процесса подготовки специалистов высшей квалификации, научной деятельности и производства материальной продукции.
Организационная система
А трудовые, материальные, финансовые ресурсы; научно-техническая информация; планы; задания по подготовке и переподготовке специалистов и др.
Внешняя среда
Рис. 3. Структура вуза как системы
Высшее учебное заведение обладает рядом особенностей: 1. Существенное преобладание информационных процессов над материальными, поскольку значительную часть предмета деятельности, средств деятельности и конечных продуктов деятельности в этой системе составляет информация. Информационные связи являются преобладающими не только в процессах административного управления, но и в главных технологиче- |
