Введение
Актуальность исследования. Динамичное функционирование и развитие организаций приводит к необходимости переосмысления подходов к управлению, делает акцент на процедурном представлении процесса, позволяющем разрабатывать, оптимизировать и реализовывать сложные динамические последовательности развития событий, охватывающие все виды и формы организации.
Поступательное развитие этого подхода опирается на постоянно растущую необходимость выделения и представления, позиционирования и взаимодействия составляющих процесса при их описании и использовании в типовых, программируемых процедурах. Это связано с усложнением систем управления организацией, выполнением требований формализации и прозрачности процессов, повсеместным составлением, адаптацией и внедрением программных разработок, реализуемых на логико-процедурной основе.
Несмотря на подобное усложнение описания процессов, а во многом именно благодаря нему, ключевым аспектом моделирования становится необходимость углубления системного и комплексного подходов к представлению взаимодействия процессов функционирования организации. Особое значение это приобретает для управления организацией, охватывающего все сферы ее деятельности, и, в силу этого, призванного обеспечивать гибкость, модульность, возможность изменений, исследований и корректировок процедур развития любых процессов.
Степень разработанности проблемы. Подходы, методы, средства организации процессов и проблемы, возникающие при их использовании, постоянно исследовались учеными и практиками, среди которых следует выделить: Бочкарева А., Вендорова A.M., Берникова Г., Горелика С, Елиферова В.Г., Ковалева С, Кондратьева В.В., Красновой В., Латфуллина Г.Р., Матохи В.Н., Назаровой И.Г., Полховской Т.М., Поршнева А.Г.,
4
Привалова А., Репина В.В., Райченко А.В., Рубцова СВ., Румянцевой З.П., Черняка Л., Оуэна М., Рея Д. Вместе с тем, большинство исследователей только останавливаются на констатации необходимости адаптации стандартов под конкретные требования организации, определения возможности, механизмов и степени их унификации. В этих условиях многообразие вариантов моделирования процессов, актуальность выбора и применения ресурсов, необходимых и достаточных для принятия обоснованных решений проектирования, осуществления и оценки процессов, предопределили востребованность изучения и обобщения процедурного подхода к организации с целью его использования на практике.
Цель исследования заключается в обосновании и представлении процедурного подхода к организации процессов, закреплении его положений в нормативной, регламентирующей, инструктирующей документации.
Для достижения цели исследования в нем были поставлены и решены следующие задачи:
• уточнены сущность и содержание понятий представления, проектирования, моделирования и осуществления процесса:
• обоснованы постановка и применение понятия процедуры к процессам организации, их моделированию и реализации, выделены составляющие процедуры и их роли в механизме взаимодействия;
• исследованы взаимосвязи и взаимодействия процессов и процедур, дана иллюстрация модели взаимодействия жизненных циклов процессов и процедур;
• определена необходимость разработки процедурного подхода к организации управления и его основные положения;
• установлены состав и компоновка процедур в соответствии с выделением особенностей этапов разработки и осуществления процессов управления в организации;
5
• классифицированы процедуры информационного обеспечения и моделирования, представлены механизм и логика их взаимодействия;
• разработаны предложения и рекомендации по обоснованию и постановке процедурного стандарта организации.
Объект исследования - система управления организацией.
Предмет исследования - процесс моделирования деятельности по управлению организацией на основе процедурного подхода.
Теоретическую и методологическую основу исследования составили системный и комплексный подходы к изучению проблем управления, научные концепции теории организации и управления, процессного управления, управления проектами, менеджмента качества, теоретических семинаров, научные труды отечественных и зарубежных ученых по вышеперечисленным направлениям.
В работе над проблемой автором использованы следующие методы исследования: анализа, наблюдения, моделирования и эмпирического описания, систематизации, классификации, обобщения, формализации, графического отображения изучаемого явления.
Информационную базу составили результаты эмпирических опросов, личные исследования автора, материалы конференций, периодической печати и сети Интернет, электронные публикации, организационно-техническая и организационно-распорядительная документация ФГУДП «Атомтехэнерго», филиала ФГУДП «Концерн Росэнергоатом» Калининской АЭС, ООО «АтомИнжиниринг», 000 «Электроэнергетика, защита от помех», ЗАО «Гражданские самолеты Сухого», организационно-техническая документация по проектам КАЭС-3 и АЭС «Бушер», отражающие принципы, состав и взаимосвязь процедур организационного и технического взаимодействия; использован ряд международных и государственных стандартов, прежде всего в области процессного управления и менеджмента качества.
6
Научная новизна диссертационного исследования состоит в обосновании процедурного подхода к организации процессов, использовании его возможностей в обеспечении межпроцессного взаимодействия, выделении процедур информационного обеспечения и моделирования как универсально применяющихся при создании модели необходимой степени детализации для любого процесса, разработке основ классификации процедур организации процесса, формировании процедурного стандарта и определении его места и роли в системе документационного обеспечения управления организацией.
Автором получены новые научные результаты:
• уточнены и сопоставлены понятия и жизненные циклы процесса и обеспечивающих его процедур, обоснован вывод о предшествовании
. формирования процедуры как основы модели реализации самого процесса,
• обоснованы ключевые положения концепции процедурного подхода к организации процессов и механизм его реализации при построении процедурной организации;
• разработана классификация процедур информационного обеспечения и моделирования процессов на основе выделения в жизненном цикле процесса области его моделирования;
• выделено влияние этапов процесса на состав пакета применяемых в нем процедур информационного обеспечения и моделирования;
• сформулированы требования процесса, влияющие на изменение набора входящих в него процедур;
• предложен механизм применения процедурного подхода для обеспечения меж процессного взаимодействия;
• представлены предложения и рекомендации по постановке и применению процедурного стандарта организации.
7
Достоверность научных результатов и обоснованность научных положений, выводов и рекомендаций, содержащихся в диссертации, подтверждается применением научных методов исследования, достаточно представительным информационным обеспечением, полнотой анализа теоретических и практических разработок, практической проверкой и внедрением результатов исследования.
Значение для теории и практики. Полученные автором научные результаты теоретически обосновывают необходимость разработки и применения организационно-методических положений процедурного подхода, создания и введения в действие стандарта организации, позволяющего определить пакет базовых процедур каждого функционального направления организации, установить набор требований к ним, описать типичные связи и создать шаблоны типовых используемых процедур.
Практические результаты исследования могут быть использованы менеджерами высшего звена при моделировании новых и совершенствовании имеющихся процессов организации на единой методической основе. Материалы и результаты исследований используются в соответствующих разделах курсов: "Теория организации", "Теория управления", "Менеджмент" высших учебных заведений.
Внедрение результатов исследования. На основе результатов исследования реализованы программы внедрения разработок автора:
• в ООО «АтомИнижниринг» была полностью переработана и дополнена документация системы менеджмента качества («Руководство по качеству», «Положение об организации», «Программы обеспечения качества» по видам деятельности, часть процедур), получившая аккредитацию в Федеральной службе по атомному надзору Ростехнадзора России.
• для 000 Электроэнергетика, защита от помех (000 «ЭЗОП») на основании процедурного подхода была систематизирована,
8
усовершенствована, дополнена и зафиксирована в организационно-распорядительной документации имеющаяся система процедур организации.
Апробация работы.
Основные положения исследования, выводы и рекомендации автора были обсуждены на международной научно-практической конференции «Актуальные проблемы управления» в 2004 году (Москва, 2004), 21-Й Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления» (Москва, 2006).
Публикации. Основные положения диссертации отражены в 5 научных публикациях общим объемом 1,5 печатных листа. Работы посвящены проблемам процедурного подхода к организации процессов, обеспечения процедурного взаимодействия.
Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и одного приложения. В ней 144 страницы основного текста, 25 рисунков и 13 таблиц. Список литературы включает 84 наименования. Перечень используемых сокращений приведен в приложении 1.
Логическая схема исследования приведена на рисунке 1.
Предпосылки
Проблемы реализации
существующих юдходов к управлению,
выбора форматов
описания процессов,
проблемы однозначной
интерпретации стандартов организации
Методологическая и теоретическая база исследования
Теория организации
Теория управления
Теория процессного управления
Управление проектами
Менеджмент качества
Опыт
Зарубежный
Российский современный
Этапы
Изучение теоретических основ
управления,
применения процедур
в модели процесса, их
составляющих
элементов
Изучение и анализ применения
процедур в существующих
стандартах моделирования
процессов и в документации
системы менеджмента качества
Выделение ключевых аспектов
Анализ существующих подходов ________моделирования_________
Обобщение полученных результатов
Результаты
Уточнены понятия жизненного цикла
процесса и
процедуры, их
взаимосвязь,
выделена и
обоснована
необходимость
применения процедурного подхода
Предложена классификация процедур информационного обеспечения и моделирования, основанная на отображении сложности их компоновки и функционального назначения ----------> Отражено закрепление используемых организацией стандартов
----------> Отражены факторы, влияющие на набор, порядок и способы взаимодействия используемых . организацией процедур
-----------> Показаны некоторые модели возможной компоновки процедур при различных процессах
Разработаны рекомендации
по
применению
процедурного
стандарта
Рисунок 1 - Логическая схема исследования
10
Глава 1. Теоретические основы организации процесса.
1.1. Основные понятия, связанные с организацией процессов
Любое исследование логично начинается с определения его основных категорий и их понятий, выяснения состояния вопроса в публикациях ученых и специалистов. В этой связи, прежде всего, необходимо выделить и определить взаимосвязь таких ключевых понятий, как «процесс», «бизнес-процесс», «процесс управления», а также подходы к управлению, обозначить и описать их роль и взаимосвязь в теории и практике современного менеджмента. Рассмотрим перечисленные выше понятия и подходы.
Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования» определяет термин «процесс» следующим образом: «совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности (В.Г. Елиферов, В.В. Репин [58], [61] добавляют, что это «устойчивая, целенаправленная совокупность»), в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс». [1].
Основоположники перепроектирования процессов Майкл Хаммер и Джеймс Чампи [78] под термином «процесс» понимали «набор операций, которые, взятые вместе, создают результат, имеющий ценность для потребителя».
Понятие «бизнес-процесс» [13], [58], [61], [26], [27] достаточно часто воспринимается в качестве синонима термина «процесс», принятого в стандарте ISO 9000:2000. По определению авторов [9], [28], «бизнес-процесс - модель преобразования сущностей типа «вход-выход», понимаемая как работа по реализации прописываемой функции». Согласно [63], «бизнес-процесс — это операция, включенная в систему операций, целью которой является производство и поставка услуг/товаров операциям, входящим в систему, а также другим системам».
и
Рядом авторов также акцентируется внимание на сущности процесса (бизнес-процесса) как модели реального процесса: «бизнес-процесс — это всего лишь представление таких действий, абстракция, модель. Это представление действий может быть реализовано или нет. Поэтому эффективность реализации бизнес-процесса не есть эффективность собственно бизнес-процесса» [63].
Под сквозным процессом будем понимать процесс, полностью или частично включающий деятельность, выполняемую структурными подразделениями организации, имеющими различную функциональную и административную подчиненность [60, 61].
Процессная модель организации (или бизнес-модель) определяется в научной литературе как «формализованное описание системы бизнес-процессов организации в целом» [63], «представление некоторой системы, отображающее структуру или процедуру функционирования исследуемой проблемной области, отвечающее основным требованиям: адекватности и способности формировать полезную информацию об этой области» [70]. «Способность формировать полезную информацию», по мнению автора, закладывается при моделировании процессов организации при помощи формирования требований и ограничений к базе данных или другой корпоративной информационной системе, а также к процедурам внесения и актуализации информации (обозначенным автором далее как процедуры сбора и фиксации информации в составе процедур информационного обеспечения и моделирования).
Обобщая определения, приведенные выше, в данной работе автор принимает следующее допущение: понятия «процесс» и «бизнес-процесс» приняты в целях исследования синонимичными и представляют собой логически обусловленную, целенаправленную совокупность
взаимосвязанных операций/наборов операций, включенных в систему операций организации, которые по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
12 Процессный подход
Согласно стандарту ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», «Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и, прежде всего, обеспечения их взаимодействия могут считаться процессным подходом» [1]. То есть в соответствии с принципом процессного подхода деятельность организации представляет собой систему взаимосвязанных процессов. В отличие от структурно-функционального подхода, описанного в [73], основанного на выделении структурных элементов и закреплении за ними выполнения определенных функций, где результатом является оптимальное проектирование организационной структуры, процессный подход предполагает:
• выявление и идентификацию существующих процессов;
• анализ, при необходимости, проектирование новых или перепроектирование существующих процессов;
• установление четкой ответственности за процессы;
• организацию ресурсного обеспечения процессов, определение внешних и внутренних поставщиков и потребителей;
• определение критериев эффективности выполнения процессов, построение системы измерения и анализа параметров процессов. [21].
Несмотря на смещение акцента с рассмотрения структуры подразделений и их функций на выполнение процессов, процессный подход не является противопоставлением функциональному. Результатом параллельного применения подходов является одновременное проектирование организационной структуры (функциональных областей) и порядка взаимодействий в рамках этой структуры (процессов).
Порядок реализации процессного подхода описывается в документации, раскрывающей:
• цели процесса, результат процесса, его ресурсы и требования к ним;
13
• функции процесса и порядок их совершения;
• порядок документального контроля процесса (система документооборота);
• участников процесса и их функциональные обязанности;
• законодательные и иные требования к выполнению функций процесса, их документальному оформлению и контролю;
• порядок оценки выполнения процесса на основе установленных критериев.
Рассмотрим некоторые применяемые на практике классификации процессов. Например, возьмем подход, обоснованный и предложенный М. Хаммером, Дж. Чампи следующим образом [78]: «чтобы удовлетворять требованиям современной хозяйственной среды, необходимо множеств вариантов одного и того же процесса, каждый из которых был бы подстроен под требования конкретных рынков, ситуаций или ресурсов». Реализующая рассматриваемый подход классификация основана на ориентации выходов процесса на конкретного пользователя или на создание унифицированной продукции [83] и выделяет 3 основных категории процессов:
• процессы (make-to-stock processes), выход которых отправляется на «склад» и в виде унифицированных стандартных заготовок для конечной продукции или в виде непосредственно конечной продукции передается потребителю;
• процессы (make-to-order processes), выполненные по заказу клиента в соответствии с его описанием компонентов и последовательности их комбинации в конечной продукции;
• гибридные процессы (hybrid processes), сочетающие в себе создание универсальных заготовок, дорабатываемых по заказу конкретного пользователя.
14
Аналогичная концепция используется, в частности, при создании универсальных моделирующих сред и отражает необходимость нахождения разумного компромисса между двумя несовместимыми решениями. Первое заключается в выявлении и реализации в продукте (в том числе и в моделируемом процессе) только базовых, элементарных и наиболее общих функций, что перекладывает основную часть работы на пользователя. Данный подход обеспечивает максимальную эффективность использования функциональных возможностей, но предполагает высокую трудоемкость создания и модификации сложных моделей. Второй путь заключается в реализации максимального количества различных функций, закрывающего весь диапазон возможных применений. Проблема данного решения в том, что чем выше функциональность системы, тем она сложнее в освоении и тем меньше и менее эффективно используются ее возможности [8].
С точки зрения автора, должное внимание к созданию универсальных типовых компонент модели процесса и механизма их взаимодействия позволит:
• копировать из структурированных областей и использовать типовые процедуры в идентичных формализуемых частях трудно формализуемых процессах;
• при создании и формализации собственно процедурных моделей трудно формализуемых процессов.
Разрабатывая типовые решения, необходимо учитывать классификацию, основанную на обособлении и определении вертикальных и горизонтальных процессов. К горизонтальным процессам принято относить процессы, а также процессы развития, выделенные в отдельную категорию процессов; к вертикальным - процессы управления и обеспечивающие процессы, осуществляющиеся в рамках и по конфигурации структур организации и обеспечивающие внутреннее взаимодействие ее подразделений [25], [45].
15
Данная концепция выделения и взаимосвязи горизонтальных и вертикальных процессов в явном виде принята [9], [28], [58], [61] и активно используется в программных продуктах, используемых для управления процессами, начиная от систем календарно-сетевого планирования типа MS Project, Primavera, Spider Project, отражающих связи работ, закрепление работ за исполнителями и организационную структуру организации, заканчивая программно - методическими комплексами (например, Программно -методический комплекс «БИТ - Мастер» [20], корпоративная информационная система «ИЛАДА» [по материалам сайта http://www.ilada-cis.ru]), создающими организационно-регламентирующие документы о взаимодействии в ходе реализации процесса.
Все множество процессов организации по их. роли в создании ценности частью авторов разделяется на следующие группы [61] [6] [13]:
• основные (первичные, добавляющие ценность) процессы - включают все виды работ по производству продукции или услуг и обеспечивают жизнедеятельность организации;
• обеспечивающие (вторичные, добавляющие стоимость) процессы -поддерживают эффективность и непрерывность основных процессов.
Процесс управления в подобных классификациях процессов не выделен в отдельную категорию процессов и относится [13] либо полностью к обеспечивающим процессам, либо [6] распределен по обеим группам.
A.M. Вендоров приводит также классификацию процессов «по видам деятельности или составу работ (элементам процесса)» (необходимо добавить уточнение: управленческой деятельности, т.к. в нее входят такие элементы, как планирование, регистрация информации, контроль и анализ, принятие управленческих решений). Он отмечает, что «эти процессы охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и системы в целом ... оказывают влияние на все остальные процессы организации».
16
Ряд авторов [45], [54], [58], [64] выделяет три группы процессов: наряду с основными и обеспечивающими относит процессы управления к отдельной категории процессов.
Процессы, происходящие в организации, и их взаимосвязь можно представить в виде, изображенном на рисунке 2. (концепция Майкла Портера [54], [0]). Согласно данной концепции, каждый бизнес можно представить в виде цепочки некоторых действий, генерирующих ценность товара или услуги для потребителей, и только посредством тщательного анализа ценностной цепи компании могут найти источники устойчивого преимущества в конкурентной борьбе. Портер показал, что процессы делятся на основные (закупки, производство, сбыт и др.), вспомогательные (бухучет, управление кадрами, и др.) и управления (планирование, администрирование и др.): с помощью воздействия на основные процессы осуществляется управление себестоимостью и ценностью продукта для покупателя непосредственно, на вспомогательные - опосредованно.
Входы процесса (ресурсы) Инфраструктура Прибьшь
Управление людскими ресурсами
Развитие технологии
Снабжение
Обеспечение поставок и сырья Выпуск продукции Обеспечение сбыта продукции Маркетинг и продажи Послепродажное обслуживание
Рисунок 2 - Цепочка ценности при формировании товара/услуги
Автору работы наиболее близка позиция консультантов компании Компонента, выделяющих 4 группы процессов: вышеупомянутые и процессы развития [26], [27]. Остановимся подробнее на их концепции, согласно которой каждая из групп процессов играет свою особую роль: «основные бизнес-процессы приносят компании текущую прибыль и являются центрами
17
прибыли. Обеспечивающие бизнес-процессы обеспечивают основные и поддерживают инфраструктуру компании. Бизнес-процессы управления управляют и теми, и другими и наряду с обеспечивающими представляют собой центры затрат. Цель бизнес-процессов развития (центров инвестиций) - обеспечение стратегической выживаемости компании и прироста прибыли в долгосрочной перспективе». Подобная классификация процессов приведена и в [72], на основе анализа стандартов ИСО серии 9000 и системы менеджмента качества. Взаимосвязь процессов отражена на рисунке 3.
Процессы управления
ение
Процессы развития
о
к
и
t! я
а
в
>
Обеспечение
Развитее
ii О
О
а 8
8
ю
О
ление
Основные процессы
Прибыль
Обеспечение
Обеспечивающие процессы
Рисунок 3 - Взаимосвязь процессов организации
На рисунке 3 отображено наличие взаимосвязей между разными типами процессов, обеспечивающих взаимовлияние и взаимозависимость процессов организации.
Следуя далее позиции авторов [26], [27] и рассматривая динамику выделенных групп процессов, приходим к заключению о том, что «в большинстве случаев бизнес-процессы развития вовсе и не бизнес-процессы, а бизнес-проекты, которые могут состоять из разовых уникальных или неповторимых мероприятий по проведению реструктуризации, автоматизации, вывода новых продуктов на рынок, и прочих проектов,
|
